Motivos:

1 – gestão manual: ainda existam empresas que realizem os processos de gestão de ativos manualmente. A tecnologia neste setor pode diminuir em até 98% os custos com inventário.

Se há um número grande de ativos, o processo manual depende de muitas pessoas (mão de obra cara) para ser executado. Podendo acarretar erros na execução do inventário.

O processo manual pode ser demorado, muitas vezes apresentam diversas falhas como extravios de equipamentos, alocações em centro de custos incorretos, incapacidade de localizar ativos que precisam de reparos em um tempo hábil, etc

É provável que em época de ajuste fiscal que se a empresa declarar seus bens de maneira errônea,  receba uma multa alta da receita federal.

2 – extravio e furto: O extravio de equipamentos de alto valor causam prejuízo para a organização.

O furto de ativos leva a busca dos empregados envolvidos e aumenta o stress na organização.

Para evitar esse problema, é preciso além de ter listado perfeitamente cada um dos seus ativos, um monitoramento e rastreamento eficiente que funcione em tempo real, para que dessa forma seja possível acompanhar o que acontece de forma inteligente e evitar problemas com custos desnecessários.

3 – alocação de ativos em centro de custos incorretos: centros de custos podem ser departamentos ou projetos em uma empresa.  A alocação equivocada de ativos podem acarretar mal funcionamento dos processos e consequentemente, prejuízo.

4 – receita federal: qualquer registro no balanço patrimonial que não condiz com a realidade da empresa pode acarretar em uma penalidade que será um grande problema para os cofres da mesma.

Com a automação de gestão de ativos é possível que se tenha diversos ganhos nesse ponto, tais como:

• Redução significativa de tempo e custo no processo de realização e conciliação de inventário patrimonial;
• Redução e eliminação de sobras fiscais e contábeis;
• Redução de riscos fiscais e tributários

Solução – Controle de ativos com RFID:

Instalar as etiquetas RFID nos ativos a serem monitorados, portais RFID e leitores portáteis RFID  e conectá-los a um software.

É possível rastrear e localizar em tempo real cada um de seus ativos, solucionando os problemas de extravio e furto.

A alocação de ativos em centros de custo incorretos também deixa de ser um problema, pois o software de gerenciamento apontará o local de cada item.

Com o monitoramento diário dos ativos, os lançamentos feitos no balanço patrimonial serão muito mais consistentes, resultando em gastos menores com multas pagas a receita federal vindas de erros contabilísticos.

A automatização destes processos, permite que a empresa diminua o número de funcionários para realizar o inventário, cortando dessa forma, gastos com contratações.

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