O estudo de caso do software Bartender apresenta como a empresa consolidou 5000 arquivos de etiquetas para apenas 60 modelos de etiquetas.
Os 60 modelos são preenchidos automaticamente a partir de um banco de dados central seguro, auditável e centralizado do conteúdo das etiquetas.
Consolidação e centralização do formato de etiqueta: um estudo de caso do software BarTender
Desafio
Uma empresa administrou, compartilhou e imprimiu mais de 5.000 arquivos de etiquetas individuais. Para imprimir uma etiqueta do produto na planta principal da empresa, os operadores navegavam nos arquivos e pastas do servidor para encontrar o formato correto da etiqueta pelo nome do arquivo. O operador abriu o arquivo de design da etiqueta, inseriu manualmente os valores dos dados, como por exemplo números de lote e data de validade. Depois imprimiu a etiqueta e, finalmente, salvou-o como um novo arquivo em uma pasta no servidor local . Quando uma planta remota precisava de um rótulo, os administradores da instalação principal a enviavam por e-mail. Portanto, a planta remota coletava sua própria biblioteca de etiquetas que eram gerenciadas da mesma maneira. Então a cada novo rótulo, o número de arquivos individuais aumentava.
No entanto, o sistema confiava muito na experiência e na precisão de cada usuário, e a falta de controles apresentava várias janelas para erros. Exigia que o criador de cada etiqueta nova e atualizada o armazenasse no local correto na pasta de produção. Também exigia que cada operador de etiqueta se lembrasse desse local. Portanto, a capacidade de auditoria foi comprometida pelo compartilhamento de arquivos por email, com arquivos de etiqueta armazenados em servidores locais e não em um repositório central. Também não havia protocolo para garantir a realização de backups de arquivos adequados, e o sistema não era escalável para necessidades futuras.
Solução
A empresa contratou um integrador BarTender para melhorar seus processos de rotulagem. Todos os seus modelos e dados de etiqueta agora são mantidos separadamente em um banco de dados seguro e controlado por versão. Campos de dados variáveis, como número do lote, data de validade e número de série são preenchidos a partir de fontes externas validadas no momento da impressão, em vez de serem digitados individualmente pelo operador de impressão. Agora inicia facilmente o processo de impressão de etiquetas através de uma tela de impressão baseada em formulários . O sistema mescla os dados variáveis com a versão apropriada e aprovada do modelo de etiqueta, imprime a etiqueta e captura uma trilha de auditoria abrangente.
Com o BarTender, a empresa conseguiu reduzir seus 5.000 arquivos de etiquetas para apenas 60 modelos de etiquetas, que são preenchidos automaticamente a partir de um banco de dados central seguro, auditável e centralizado do conteúdo das etiquetas.
Benefícios
Em conclusão, a empresa agora está ágil diante das mudanças nas necessidades dos negócios – o gerenciamento centralizado de arquivos do BarTender significa que as alterações de etiqueta podem ser implementadas em toda a empresa em questão de segundos. Assim, fazendo uma alteração em um campo do banco de dados ou no modelo de etiqueta, em vez de em etiquetas individuais, a alteração é aplicada a todos os registros e modelos de etiqueta relevantes. Os processos eficientes e recentemente otimizados estão obtendo economia de custos para a empresa, e as estruturas de conformidade regulatória incorporadas estão reduzindo o risco corporativo.
Dessa forma, os novos processos de rotulagem também são escaláveis em toda a empresa e adaptáveis para atender a futuros requisitos de serialização, genealogia eletrônica e outros requisitos de rastreabilidade à medida que são implementados.
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